RODO

Informacja dla klientów i kontrahentów

Niniejsza informacja skierowana jest do podmiotów i osób, z którymi Frigg Systems Damian Pawela z­ siedzibą w Siemianowicach Śląskich, ul. Komuny Paryskiej 14, 41-100 Siemianowice Śląskie (dalej: „Frigg Systems”) utrzymuje kontakty w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

W związku z rozpoczęciem stosowania Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej „RODO”) od dnia 25 maja 2018 r., mając na uwadze ochronę prywatności osób fizycznych, przejrzystość przy przetwarzaniu danych oraz zapewnienie osobom fizycznym większej kontroli nad sposobem, w jaki ich dane osobowe są wykorzystywane, informujemy, że:

1. Frigg Systems w toku prowadzonej działalności gospodarczej, działając jako administrator danych, może przetwarzać dane:

  • klientów, kontrahentów, dostawców w tym potencjalnych dostawców Frigg Systems,
  • wspólników, pracowników, przedstawicieli ustawowych oraz reprezentantów i pełnomocników takich kontrahentów, w tym osób kontaktowych wskazanych w umowach.

2. Frigg Systems może przetwarzać dane podane bezpośrednio przez klientów i kontrahentów, takie jak:

  • imię i nazwisko, nazwa kontrahenta, adres prowadzonej działalności czy zamieszkania oraz inne adresy korespondencyjne;
  • numery rejestracyjne wskazane we właściwych rejestrach;
  • dane kontaktowe (numer telefonu, adres e-mail, inne adresy wykorzystywane w korespondencji);
  • dane dotyczące statusu w strukturze kontrahenta (np.: funkcja, stanowisko, zakres uprawnień).

3. Frigg Systems może również pozyskiwać dodatkowe informacje ze źródeł ogólnodostępnych, takich jak prowadzone na podstawie przepisów prawa ogólnodostępne rejestry gospodarcze (np. CEIDG, KRS) w zakresie ograniczonym do danych ujawnianych w takich rejestrach.

4. Frigg Systems może przetwarzać dane osobowe osób, o których mowa w pkt 1:

  • w sytuacji, w której osoba, której dane dotyczą, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit a) RODO, wyraziła dobrowolną zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w celach każdorazowo określonych w treści zgody. Frigg Systems przechowuje te dane do wycofania zgody. Informujemy, że zgoda może być cofnięta w każdym czasie, przy czym wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem;
  • w sytuacji, gdy, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, przetwarzanie tych danych jest niezbędne dla realizacji umowy oraz wypełnienia wynikających z takiej umowy zobowiązań (np. imię i nazwisko, dane identyfikacyjne np. PESEL, seria i numer dokumentu tożsamości, dane kontaktowe i rejestrowe). Podanie danych koniecznych dla związania umową lub jej realizacji i rozliczenia jest obowiązkowe. W tym celu Frigg Systems może przetwarzać dane osobowe w czasie trwania takiej umowy oraz po jej zakończeniu w okresie niezbędnym dla ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
  • jeśli, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, przetwarzanie tych danych będzie niezbędne dla realizacji ciążących na Frigg Systems obowiązków wynikających z przepisów. Podanie danych jest obowiązkowe, a obowiązek wynika z przepisów prawa. W tym celu Frigg Systems może przechowywać dane w okresie trwania takiego obowiązku (np. dane zawarte w fakturach oraz dokumentach potwierdzających podejmowane czynności oraz transakcje);
  • jeśli przetwarzanie danych jest niezbędne dla realizacji uzasadnionych interesów Frigg Systems, w sytuacji, gdy interesy takie są nadrzędne wobec interesów lub podstawowych praw i wolności osób, których dane dotyczą, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.
    Takimi uzasadnionymi interesami są np.:
    • ustalenie, dochodzenie i ochrona roszczeń wynikających z prowadzonej działalności oraz ochrona przed takimi roszczeniami;
    • prowadzenie bieżących kontaktów i rozliczeń;
    • weryfikacja tożsamości osób działających na zlecenie naszych kontrahentów;
    • zapewnienia ciągłości działania usług Frigg Systems.
Frigg Systems może przetwarzać takie dane w okresie niezbędnym dla ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

5. Frigg Systems może ujawnić dane osobowe:

  • podmiotom i osobom działającym na zlecenie oraz w imieniu Frigg Systems – podwykonawcom Frigg Systems;
  • organom państwowym, działającym w ramach prowadzonych przez nie postępowań;
  • innym podmiotom, o ile będzie to niezbędne dla realizacji działań podejmowanych na żądanie osoby, której dane dotyczą.

6. W związku ze współpracą z międzynarodowymi partnerami, dane mogą być również przekazywane poza EOG. Możliwość taka dotyczy podmiotów wspierających systemy Frigg Systems, które gwarantują wysoki stopień ochrony danych, wynikający ze stosowania m. in. standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską.

7. Osobie, której dane są przetwarzane przez Frigg Systems przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, poprawiania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem, zgodnie z art. 15-22 RODO.

8. W celu zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony danych osobowych, Frigg Systems umożliwia kontakt z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych pod adresem: rodo@frigg.systems lub na adres pocztowy: Frigg Systems Damian Pawela ul. Komuny Paryskiej 14, 41-100 Siemianowice Śląskie.

9. Każdej osobie przysługuje prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych) w trybie i na zasadach przewidzianych w prawie polskim.